Als ik mijn collectes en gaven download blijkt dat het bedrag dat op de regel ‘Credit of deleted users’ staat met EUR 50 is verhoogd t.o.v. de vorige download. Wij zijn er ons echter niet van bewust dat we een gebruiker verwijderd hebben. Hoe kan ik nu achterhalen wat hier is gebeurd en om welke gebruiker het gaat - en aan wie ik dan dus die EUR 50 moet terugbetalen?
De gebruiker die het recentst verwijderd is en nog een tegoed van €50 had, is al helemaal uit het systeem (definitief verwijderd, geen ‘soft delete’ meer). En is verwijderd op 7-5 (definitief op 20-5). Automatisch, want de verwijdering vond plaats om drie uur 's nachts en dat is ons opruimscript die gebruikers verwijderd met user_level 0 (gast) en geen e-mailadres hebben. Dit zijn gebruikers die geven zonder account.
Misschien is deze gebruiker verwijderd omdat het e-mailadres bij het account is verwijderd? Of het geven is toen niet goed gedaan, dat er wel betaald is maar dat er geen bedragen zijn toegekend aan collectes. Dat kan ik niet (meer) terugzoeken.
Ik heb het transactie_id van tr_******2Pgk voor je zodat je deze op kunt zoeken in Mollie en deze kunt terugstorten.
Dank weer voor je snelle reactie, Peter. Maar ik vermoed dat er hier toch iets fout gaat. Op basis van de transactie zie ik inderdaad een naam van iemand die niet een inloggende gebruiker is. Maar hoe kan zo’n user_level 0 (gast) gebruiker dan een tegoed hebben - wat nu blijkbaar verwijderd is? En een vervolgvraag is dan of er meer user_level 0 (gast) gebruikers zijn met een tegoed?
Dit zou met bovenstaande fout kunnen zijn gegaan. Maar omdat alle logs en verdere persoonsgegevens verwijderd zijn, kan ik dat niet goed onderzoeken. Eigenlijk zou een gebruiker met tegoed niet automatisch verwijderd moeten worden. Al kan zo’n gebruiker nooit meer bij zijn of haar tegoed omdat het een tijdelijk account betreft waar geen e-mailadres aan gekoppeld en er dus niet mee ingelogd kan worden.
Ter verduidelijking: om alles administratief bij te kunnen houden wordt er bij het geven zonder inloggen een tijdelijk account aangemaakt zonder e-mail of andere persoonsgegevens. Anders is het niet mogelijk om bepaalde gaven in de collecte en betalingen aan elkaar te koppelen. Nu is de administratie sluitend. Na het geven wordt het tijdelijke account weer verwijderd. Het lijkt erop dat het betalen en geven in de collecte niet compleet is voltooid.
We zouden een functie op het dashboard moeten hebben waar dit soort dingen eventueel naar boven zouden moeten komen wellicht. Het lijkt erop dat dit de eerste keer is. Er zijn geen verwijderde gebruikers met user_level 0 (gast) en tegoed.
Ik zie dat sinds vorige maand het bedrag dat op de download van de export collecten en giften staat bij ‘Credit of deleted users’ is verhoogd met € 110. Ik ben mij er niet van bewust dat ik een gebruiker heb verwijderd met een tegoed. Kan worden aangegeven welke gebruiker het betreft en wanneer dat is gebeurd zodat ik het tegoed kan terugbetalen? Ik ben eigenlijk ook benieuwd wie dat heeft gedaan en hoe dat mogelijk is geweest - er verschijnt dan toch een melding dat er nog een tegoed uit staat bij de gebruiker?
Helaas is die mogelijkheid er niet. Er staat op de verwijderknop of iemand tegoed heeft. Maar als je verwijderd in bulk bijvoorbeeld, zie je dat niet.
Ik heb dat niet gedaan en ik zou niet weten wie het anders gedaan zou moeten hebben.
Ik wist niet dat dit inzichtelijk gemaakt werd. Ook wij hebben een bedrag staan bij ‘Credit of deleted users’. Ik heb wat download teruggezocht en vond er nog één van januari 2024 en dat bedrag is dus meegekomen vanuit mijn voorganger. Wat is nu de aanbevolen werkwijze? Wat moeten we met dat geld? Het is al uitbetaald ooit, via Mollie… lang geleden in ons geval. Nu kan ik dat bedrag een bestemming geven… maar chrch blijft het bedrag tonen. Is er een methode om deze credits via chrch toe te kennen aan een bestemming?
En vervolgens:
de screenshot bevat fictieve bedragen. Maar is er nu nog een openstaande post van 400 + 100, of 400 waarvan 100 of deleted users? Ik vermoed het laatste toch?
Misschien een gekke vraag… maar waarom worden credits van verwijderde gebruikers niet automatisch in die betreffende week weggeboekt als ‘gift’ aan de kerk met een geautomatiseerde bestemmingomschrijving, bijvoorbeeld: “Saldo verwijderde gebruikers” ? Dan heb je dit probleem niet… je komt hem vanzelf tegen in het overzicht met ontvangen giften via het dashbord van de chrch App. Ik meen dat dit iets met ‘privacy’ te maken had… je te eenvoudig zou kunnen traceren welk saldo van welke persoon… maar als ik dat wil kan ik dat toch wel… download het giften overzicht… verwijder een gebruiker met saldo… en download het giften overzicht nogmaals ;-). Ik denk dat beheerders hier sowieso passend mee om moeten gaan, en iedereen met toegang tot deze data wordt van verwacht dat deze vertrouwelijk omgaan met dergelijke informatie toch?
In elk geval wil je dergelijke mutaties als penningsmeester graag binnen het boekjaar houden… nu moet ik ineens met een bedrag wat vermoedelijk nog uit 2023 komt gaan zitten corrigeren. Niet dat ik dat erg vind, maar het is wel onhandig.