Tegoed van niet actieve accounts

Het tegoed van accounts die al een tijd niet meer actief meer zijn, is nog altijd iets dat aandacht verdient. Nu kwam er iemand via een ander kanaal met een voorstel:

  1. Als een gebruiker die saldo heeft een jaar lang niets geeft in een collecte ontvangt zij een automatische e-mail dat het tegoed als gave wordt gegeven aan een bepaalde ingestelde collecte (Wijkdiaconie/algemeen/wat je wil) als er nog een maand geen activiteit is.
  2. Doet de gebruiker een gave in die maand, dan blijft het tegoed gewoon actief. Zo niet, dan wordt er een automatische gave gedaan voor het hele tegoed.
  3. Als kerk/gemeente/parochie geef je een collecte aan waar deze automatische gave naartoe gaat in de admin.

Vinden jullie dit ook een goede oplossing?

2 likes

Ja. Echter, sommige mensen gaan 4 weken met vakantie. De termijn van een maand is dan net kritisch. 6 weken wellicht. Maar dat doet niet af dat ik het idee goed vind.

Ik blijf met de vraag zitten… wat gebeurt er met saldo van accounts die verwijderd worden… kan deze oplossing gekoppeld worden zodat, als er accounts verwijderd worden waar tegoed aan gekoppeld was… dat dan ook deze procedure in werking gaat? Let wel op dat je niet eenvoudig moet kunnen kijken welk saldo aan doel x is bijgeschreven op datum x tijdstip y… want dan kun je dus op een verkapte manier het saldo ‘lezen’ nadat het is overgeboekt. Wellicht ook ‘eens per maand’… wellicht via een script die eens per maand alle kerken/accounts langsloopt… en ‘vervallen tegoed’ bijschrijft bij het vastgestelde collectedoel?

Ha Peter, dit is zeker een goed plan! Ik weet dat ik als administrator niet het saldo mag bekijken, maar is het anders een optie dat er een soort van ja/nee vakje komt dat aangeeft of er geld gestort is op dat account of niet? Dat scheelt op moment dat mensen weg gaan een we hun account willen stoppen (beetje wat Hans ook aangeeft). Ik ben benieuwd of dat kan.
groet!

6 weken kan ook prima wat mij beteft. Of 8.

In principe zou dat kunnen. Maar hier verder op bordurend, we zouden ook een label kunnen maak dat aangeeft dat een gebruiker en geen tegoed meer heeft en een tijd niet meer actief is geweest. Dan weet je dat je de gebruiker veilig kunt verwijderen en heeft het weinig implicaties qua privacy. Je kunt een lid natuurlijk wel voor die tijd omzetten naar gast.

Ik weet niet hoe andere beheerders ermee omgaan… ik probeer de lijst met ‘gasten’ kort te houden. Want zo herken ik ook nieuwe aanmeldingen als ik eens een mailtje mis. Zeker omdat je tegenwoordig ook bij elke poging tot wachtwoordverandering een mailtje krijgt, kun je als admin eigenlijk alleen maar monitoren of er nieuwe gasten wachten op toelating, door via admin - gebruikers, te filteren op ‘toon gasten’. Als je eerst een jaar moet wachten totdat een ‘vertrokken lid’ het label ‘geen tegoed en niet actief’ krijgt, zit je dus een jaar met zo’n lid in je overzicht met gasten. Zeker bij gemeenten met wat meer verloop lijkt me dat een hele uitdaging om het overzicht te houden. Een oplossing heb ik niet… behalve dat er een extra gebruikersgroep bijkomt… nieuwe gasten in een groep ‘gasten wachten op toelating’ en een groep ‘overige gasten’. Eerst dacht ik dat er een groep ‘geblokkeerd’ of ‘inactief’ bij zou kunnen komen, echter… je moet de ex-leden natuurlijk wel nog een jaar de gelegenheid geven om hun restant collectetegoed nog een bestemming te gunnen. Blokkeren is nooit een goed idee denk ik dan. Al is dat wel wat ik nu doe… Meestal vraag ik ze gewoon… mag ik u verwijderen, kunt u zelf controleren of u geen collectetegoed in de chrch App hebt… en daarna verwijder ik hen. Best veel werk overigens…

Mij lijkt een indicatie of een gebruiker Tegoed heeft wel een goede. Kunnen we in elk voorkomend geval daar rekening mee houden.

1 like

@peterarends, ik krijg nu een klacht van een gebruiker die in het verleden verwijderd is dat er nog saldo op stond… is dat vanuit historie nog na te trekken? Wel kans dat je terug moet naar april/mei/juni 2021… Ik heb geen gebruikersid… alleen een mailadres. Meneer heeft zich nu weer met dat mailadres aangemaakt… Hij heeft nu id 48830 gekregen. Hetzelfde mailadres is dus eerder dit jaar een keer door mij verwijderd. Het account was toen geregistreerd zonder vermelding van naam, NAW, geb.datum, etc… alleen een mailadres. Na x tijd en uitblijven van reactie van deze gebruiker is deze door mij verwijderd. Ik kan onmogelijk alle mislukte registraties in de app aanhouden, dan ontstaat er na een paar jaar een dossier aan overbodige accounts.

Ik hoor graag of je hier nog iets van kunt terugzoeken… en anders een algemeen antwoord op de vraag… sorry als ik in herhaling val… wat gebeurd er met saldo van een account welke verwijderd wordt? Voor onze gemeente is volgens mij geen afspraak gemaakt over een bestemming daarvoor.

Alle persoonsgegevens zijn verwijderd, dus aan de hand van een persoonsgegeven zoals e-mailadres kan ik niet zoeken. Wat nog wel bewaard wordt, zijn transacties. Als je vanuit Mollie een transactiecode hebt (start met tr_) zou ik wellicht nog iets na kunnen kijken.

Niks. Het geld heb je al van Mollie ontvangen en het saldo (wat niet meer is dan een getal in een database) is er niet meer.

Ik begrijp het… met een Mollie transactiecode kun je vermoedelijk achterhalen of het geld dat via Mollie is betaald, bij de gebruiker is bijgeschreven… Als je denkt dat je met die code ook het aandeel ‘besteed’ en ‘niet besteed’ kunt achterhalen ga ik het tr_ ophalen. Maar ik denk dat dit niet tot de oplossing leidt. Als jij denkt dat je het tr_ code kunt herleiden via de database aan een bepaalde (niet meer bestaande) gebruikerscode… en het daaraan gekoppelde saldo geforceerd kunt veranderen aan een nieuwe (wel bestaande) gebruiker, dan hoor ik het graag. Ik ga er dan zeker achteraan.

De moeilijkheid blijft dat er nu geld in het bezit is van de kerk (via Mollie bijgeschreven op de rekening van de kerk) maar nog niet via een collecte is gegeven. In de chrch administratie (export bestand) kunnen wij het totale ‘saldo’ zien… ‘Difference’ wat het resultaat is van ‘Total transaction amount’ minus ‘Total gift amount’. Onder aan de streep blijft ‘Difference’ over… een bedrag waarvan de kerk hoopt dat die ooit aan een bepaalde bestemming gegeven gaat worden, maar bij ‘zwevende tegoeden’ gaat dit nooit gebeuren. Ik zou het waardevol vinden als chrch via de admin omgeving een mogelijkheid zou bieden om ‘niet meer aan bestaande gebruikers gekoppelde tegoeden’ inzichtelijk te maken. Dat is een stap 1, minimaal vereist vind ik… je maakt op die wijze inzichtelijk hoeveel geld er ‘vast zit’… in een systeem (een soort ‘kwijtgeraakte collectemunten’… (maar bij collectemunten is ‘afschrijven’ onmogelijk, want wat als iemand die collectemunten ineens weer ergens vind? Bij geblokkeerd online tegoed (database) is dat een ander verhaal. Het ‘vinden’ van deze tegoeden is praktisch onmogelijk, en daarom zou chrch hierin kunnen assisteren. De kerken kunnen dit dan op de balans met inkomsten en te verwachten inkomsten een plaats geven… ).

Separaat zou gezocht kunnen worden naar een manier om die zwevende tegoeden (die dus niet meer door de gebruikers besteed kunnen worden) te laten vrijkomen aan een bepaald doel… (vergelijkbaar waar je over aan het nadenken bent voor de tool voor gebruikers die langer dan x tijd niet meer actief zijn geweest… of, een tool in de admin omgeving waarbij je bewust een ‘openstaand onbruikbaar tegoed’ kunt ‘geven’. Ik besef dat dit laatste lastiger wordt, omdat in chrch databases vermoedelijk nog steeds separate bedragen/tegoeden (per gebruiker) staan, en niet één totaal bedrag. Dan zou er voor elke oude gebruiker (wel anoniem wellicht) separaat een knop moeten komen… laat dit niet bestede geld vrijkomen… waarmee dat geld door chrch kan worden beschouwd als ‘gegeven’ en het bedrag bij ‘Difference’ kleiner wordt. Op de balans (excel export) zou de door de financiële admin geforceerd gegeven bedragen aan een systeem-bestemming gegund kunnen worden… wel gegeven… maar aan de kerk om dat op de juiste manier op de balans te verwerken en te verantwoorden. Het is uiteindelijk de verantwoordelijkheid van de kerk om deze bedragen in de boekhouding te verwerken en een bestemming te geven.

Openstaande ‘verdwenen’ tegoeden zijn voor kerken een vervelend issue… digitaal is dit op te lossen en dat zou dan ook een meerwaarde kunnen zijn van chrch t.o.v. de traditionele collectemunten.

Mijn denken op dit moment is:

  1. om toch WEL te gaan tonen of een account wel een tegoed heeft, dit wordt verwerkt in de verwijderknop bij een account;
  2. in de export sheet het totale tegoed van alle verwijderde accounts te tonen.

Volgens mij is dat een eenvoudige oplossing die veel flexibiliteit biedt. Het nadeel van automatisch gestuurde mails is dat het niet zo flexibel is (aan of uit) en dat het relatief veel werk is om te implementeren.

1 like

Ha Peter, late reactie, maar dank hiervoor! Dit is een goede oplossing en het werkt.
dank!

1 like