Koppeling met ledenadministratie: Scipio, Conscribo, etc.


#1

Het is in de ontwikkelomgeving mogelijk om koppelingen te maken met Scipio en Conscribo. Op dit moment gaat het alleen om het binnenhalen van gegevens. De eerste koppelingen zijn gemaakt en de gegevens komen op zich mooi binnen. Je krijgt zelf de mogelijkheid om velden te mappen zoals bij de import, dus het is ook nog best flexibel.

Omdat het eenrichtingsverkeer is, loop ik aan tegen de uitdaging dat gedane mutaties in de app door leden overgeschreven worden. Mijn idee is om mutaties die de laatste maand in de app zijn gedaan, leidend te laten zijn bij een import. Op die manier krijg je dus een maand te tijd om je gegevens in de ledenadministratie te actualiseren.

Iemand anders wellicht een beter idee?


#2

De ledenadministratie (Scipio) is voor ons de basisadministratie voor de persoonsgegevens waarbij met name bij binnenkomst nieuwe leden in samenhang NAW gegevens maar ook veel bijkomende gegevens over doop, belijdenis en huwelijk in één logische procesgang worden geregistreerd.
Omdat de bijdrage administratie bij ons een module van Scpio is evenals mailingen naar een scipio selectie voor o.a. kerkblad en doelgroepmailingen. De webservice van Scipio gebruiken we voor autorisatie van directe toegang tot het ledengedeelte van de website.
Kortom allemaal redenen voor ons om te focucussen op volledigheid, juistheid en tijdigheid van de invoer / info in de ledenadmministratie.
Het voorkomen van dubbele administraties en de ledenadministratie als Single Point of Truth voor persoonsgegevens is voor ons een randvoorwaarde voor gebruik van de App.
Hier ligt ook een relatie naar het aspect Privacy bij Design van de AVG 2018


#3

Inmiddels is de koppeling ook beschikbaar op de live versie van chrch. Dit is nog wel experimenteel, dus gebruiken voor eigen risico.

Hoe het werkt:

  1. Voeg de verbinding met Scipio toe via ‘verbindingen’
  2. Vul alles in en klik op opslaan.
  3. Ga naar de overzichtspagina van de verbindingen
  4. Klik op het icoontje voor vernieuwen, dat zorgt ervoor dat alle velden opgehaald worden 05
  5. Als je daarna de verbinding weer gaat bewerken, kun je velden koppelen.
  6. Ga na opslaan terug naar de overzichtspagina en klik weer op het icoontje om te vernieuwen
  7. Dat zou het moeten zijn. Mocht het niet goed werken, meld het hier en stuur de gegevens (gebruikersnaam, wachtwoord en pin) per e-mail.

Scipio integratie
#4

@peterarends hebben een test gedaan als hierboven maar de synchronisatie wil niet lukken. Als we na een tijdje weer kijken dan staat ipv het scipio webservice account er mijn admin loginaccount; het pincode veld is alleen leeg en paswoord laat de gebruikelijke **** zien. Is er ook een logbestand beschikbaar? Of hoe kan het dat mijn adminaccount weer wordt ingevuld bij het scipioaccount? volgens de beschrijving zou het accountveld na opslaan leeg moeten zijn?
Standalone werkt de webservice wel bij ons goed.


#5

Hier moet ik dieper induiken @jkleen. Ik heb niet goed inzichtelijk hoe consistent de data is die terukomt uit Scipio, qua velden en zo. Ik kom hierop terug.

Gebruik je een passwordmanager of zou je browser het aan kunnen vullen? Moet inderdaad leeg zijn.


#6

ok ik zal later vandaag even een prive bericht sturen met onze ruwe output; de info die ik heb ingevuld wordt niet aangevuld automatisch (aka niet gevuld door een paswoordmanager of browser cache)

Als ik opnieuw begin met een nieuwe verbinding en ik klik scipio aan dan vult de website gelijk hiervoor mijn loginaccount in. Kan dat een probleem zijn? Dat mijn scipio webservice login gelijk moet zijn aan mijn eigen login voor chrch admin?


#7

Ja dat is een probleem, die velden moet leeg blijven na de eerste keer invoeren. Maar ik ben al een stuk verder, ik heb een bug ontdekt. Moet nu weg helaas, maar hoop het snel op te lossen.


#8

np; ik hoor graag de uitkomst; wij laten ook nog extra velden als ‘functie’ toevoegen kan dat problemen geven? Of is dat dynamisch voor de tabel waar we het matchen met de velden in chrch?


#9

@peterarends het lukt me zelfs niet om met de opgegeven gebruikersnaam, wachtwoord en pincode een werkende verbinding aan te maken. Als ik daarvoor de webservice instellingen in Scipio zou moeten aanpassen heb ik een probleem want de webservice wordt ook voor een andere relatie gebruikt.


#10

@Assenpeelo klopt hoor, sorry dat ik niet duidelijker was. Er was op het laatste moment nog een bug ingeslopen waarmee je een verbinding niet goed kan aanmaken. Maar als deze er al was, waren er geen problemen.

@jkleen inmiddels heb ik een update gedaan. Aangezien uit Scipio alleen een roepnaam en aanschrijfnaam exporteert, maar geen achternaam heb ik daar ook gelijk wat voor gemaakt. Het lijkt erop dat iedere Scipio-abonnee weer andere formaten voor hun aanschrijfnaam hanteert, dus heb geprobeerd het zo goed mogelijk op te lossen.


#11

In overleg met Hagru, de makers van Scipio wordt er een aparte koppeling voor chrch gemaakt. Dit is handig omdat:

  1. iedere koppeling uniek is bij Scipio, nu kan het formaat generiek worden (zie opmerking hierboven over aanschrijfnaam);
  2. de koppeling behouden blijft, er worden geen wijzingen aan gemaakt zodat het allemaal blijft werken;
  3. er geen onnodige gegevens worden meegestuurd (met oog op AVG).

De vraag vanuit Hagru is nu welke velden teruggegeven moeten worden. Een voorzet:

  • uniek lidkenmerk
  • uniek familie/pastorale eenheid kenmerk
  • voornaam (roepnaam)
  • achternaam
  • telefoonnummer (vast)
  • telefoonnummer (mobiel)
  • e-mailadres
  • adres (straat, huisnummer, toevoegingen)
  • postcode
  • woonplaats
  • geboortedatum

Welke velden nog meer? Wat voor metavelden (velden die je zelf aanmaakt) zouden er mee moeten of moeten die standaard allemaal mee?


#12

@peterarends, dat klinkt erg goed die directe link met Scipio via Hagru, ook vanwege de AVG.
Gaat Hagru de Chrch App ook promoten? Ben benieuwd naar de volgende vergadering van de gebruikersgroep Scipio in april, de Chrch App lijkt me toch een concurrent voor hun eigen App.

Bovenstaande velden prima als de voornaam maar de roepnaam is.

Aanvullende velden: bij de GKv Assen-Peelo kennen we geen wijjken maar alleen kringen en dat is voor ons een belangrijk gegeven wat nu via metadata meekomt.
In Scipio staat dit gegeven bij “Kringen/groepen” als “Kring x.x” maar ook bij “Locatiegegevens / Eigen wijk”

Op termijn zou mogelijk het veld “Functie” (bij Diversen) interessant kunnen zijn voor bijv. Kringleiders of ambtsdragers etc. Hebben anderen daar ideeën over?


#13

@peterarends Bovenstaand is aangegeven dat de link tussen Scipio en de Chrch App éénrichtingverkeer is en dus alleen om binnenhalen van gegevens gaat
Voor zover ik nu kan zien wordt alleen het actieve ledenbestand uit Scipio en de wijzigingen daarop binnengehaald.
Maar wat gebeurt er met personen of gezinnen die in Scipio in de loop van de tijd de status Vertrokken, Ontrokken, Overleden etc meekrijgen en dus niet meer actief ziijn. Moeten die dan ook nog eens apart uit de App verwijderd worden? Zo ja dan zou een reminder waarin de afwijking tussen Scipio en de Chrch App zichtbaar wordt handig zijn, ook al vanwege de relatie met de AVG moeten de bestanden corresponderen.
Is er iets te doen met het veld “Status” in Scipio maar dan alleen de statuswijzingen in een periode?


#14

Hele goede vraag; volgens mij eenvoudig op te lossen:

  1. scipio webservice stuurt standaard het veld [“status”]=> string(6) “actief” mee
  2. als het veld status iets anders heeft actief (=! “actief”) dan zou ik de suggestie willen doen:
    verwijder deze gebruiker ook gelijk actief uit het ledenbestand op chrch of zet het lidrecht op ‘gast’.

#15

@peterarends, verbinding met Scipio neemt bij twee nieuwe leden de geboortedatum en de kring niet mee de andere gegevens wel. Maar de verbinding blijft draaien terwijl de conversielijst m.i. correct is.


#16

image002 2018-02-21 14_51_59
Hagru heeft in Scipio een optie aangebracht om personen die in het kader van de AVG aangeven niet in een gemeentegids maar ook niet in Chrch te wiilen komen uit te sluiten door voor die leden de webservice overdracht op persoonsniveau uit te schakelen


#17

Mbt extra velden voor de toekomst:

  • voorletters
  • kerkstatus (doop/belijdend/catechumeen)
  • burgerlijke status: getrouwd etc
    -status: actief als deze niet actief is dan lid gelijk op gast zetten in chrch
  • geslacht : man/vrouw
  • functie ( we hebben dit al aangevraagd)
  • mutatiedatumb(zit er nu ook al I )
  • registratiedatum(zit er nu ook al in)
  • groepen (al aangevraagd)
  • kringen ( al aangevraagd)
  • IBAN ( waar nodig alleen zichtbaar voor het lid zelf)
  • wijk

#18

@jkleen, @peterarends : Insteek pilot Assen Peelo m.b.t. relatie met Scipio en behoefte aan overzetten Scipio gegevens naar Chrch:

Basisadministratie voor leden en bijdrageadministratie is Scipio en voor diverse andere organisatie gegevens onze website (binnenkort icm SharePoint Online)

In ontwikkeling: de aanwezige standaard Scipio output voor gemeentegidsen als Gezinnen, Adressenlijst en gezinnenlijst per sectie (kring) via webservice Scipio naar onze website en zo mogelijk deze website dan wel SharePoint info kunnen benaderen via verbindingen of kanalen (@peterarends?)

Wij gebruiken de mailing optie van Scipio naast gemeentemailingen ook voor doelgroepmailingen bijv. alle mannen (18+) voor een mannenavond en alle ouders van kinderen 6-12 jaar voor een uitnodiging.

Opmerking bij de waarde van het gegeven Functie in de Chrch App: één lid in Scipio kan meerdere functies hebben.


#19

@Assenpeelo voor de sharepoint heb je een aparte weblogin die misschien niet eenvoudig te integreren is met dit platform maar zeg nooit-nooit; wel heeft sharepoint ook een handige RSS feed die nieuwe bestanden en updates etc automatisch in een RSS feed stop die je nu al kunt te gebruiken op chrch: https://support.office.com/nl-nl/article/rss-feeds-beheren-51d1b886-6425-40d0-8fe4-160b2b2d0c47

Mijn andere suggestie (zie feature requests) zou zijn om algemene webdav te implementeren in chrch zodat een 'read only’account of view eenvoudig via de chrch app gedaan kan worden. sharepoint kan ook werken met webdav.

en idd: de functie optie in scipio kan meerdere functies hebben. wij hebben in de planning zitten bijv. ouderling/diaken commissies (bijv. cbz-voorzitter of cvb-kerkmeester of liturgie-xx daar dit een multiple selectionbox is (zie hieronder).
Ik ben wel beniewd hoe dit in de output string komt vanuit scipio webservice want we willen dit nu al testen maar staat helaas nog niet aan voor ons (schijnt blijkbaar niet even snel te kunnen):
image


#20

@peterarends, wat ik eerder al geconstateerd had bij nieuwe leden in Scipio komen de geboortedatum en kring niet mee, uitgetest met fictief lid “Scipio App” in Scipio, bovendien blijft de Scipio test verbinding doorlopen. Conversie lijst is m.i. correct.